Hebben leidinggevenden inderdaad zo’n groot probleem?
Absoluut. We weten uit onderzoek dat ze zich steeds meer overweldigd voelen door hun werk. De cijfers: driekwart van hen heeft meer taken dan ze effectief aankunnen en meer dan de helft kampt met werkstress en vermoeidheid. Waardoor ze aan het echte denkwerk niet meer toekomen. Dat is niet langer houdbaar.
Je had daar zelf ook last van, schrijf je.
Vooral omdat ik de zaken niet goed aanpakte. In mijn eerste jaren als leidingevende deed ik bijvoorbeeld veel te veel administratief werk zelf. Ik verspeelde veel tijd met regelwerk, telefoontjes en het bijhouden van de website. Met werk dat niet goed bij me paste. Langzaam leerde ik steeds beter taken te delegeren. Zodat teamleden niet meer telkens aan mij vroegen hoe ze hun problemen moesten oplossen, maar mij het probleem voorlegden en zelf al met een voorstel of oplossing kwamen. Ik leerde ze binair te communiceren: wil je een probleem aan me voorleggen? Doe dat dan op zo’n manier dat ik met ‘ja’ of ‘nee’ kan antwoorden. Dit probleem van niet-kunnen-delegeren zie ik nog steeds bij veel leiders. Ze zijn enorm druk met allerlei werk dat iemand anders best zou kunnen overnemen. Planningen maken. Projecten leiden. Deadlines checken. Afspraken maken. Offertes en facturen nalopen. Emails beantwoorden. En ga zo maar door. Ondertussen genieten ze niet echt van dat werk en krijgen ze stress omdat ze geen tijd meer hebben voor belangrijk strategisch denkwerk.
Thema van Cruisecontrol is hoe je meer tijd vrijmaakt voor dat strategische denkwerk door teams op cruisecontrol te zetten. Wat bedoel je daar precies mee?
De kunst is om teams zoveel mogelijk zelfstandig te laten opereren. Zodat ze op ‘cruisecontrol’ werken. Dat zie ik eigenlijk als het échte leidinggeven. Je bouwt een team dat zo zelfstandig mogelijk de dagelijkse operaties draait. Dat zelf zoveel mogelijk beslissingen neemt, zelfstandig de meeste problemen oplost en alles soepel laat draaien. Dan hoef jij als leider niet steeds bij te springen en creëer je ruimte voor al het andere belangrijke werk. Werk dat misschien niet altijd urgent voelt, maar wel belangrijk is. Dat is niet alleen goed voor jou, maar ook voor je teamleden en uiteindelijk de organisatie.
En zo krijg je als leider ook tijd om je meer te verdiepen in AI?
Ja, dat is natuurlijk een belangrijk thema voor iedere organisatie: hoe zet ik AI in om alles makkelijker te maken. We weten immers dat kunstmatige intelligentie je kan helpen om sneller na te denken, je denkwerk te verbeteren, om sterke strategieën te bouwen, betere teamleden te vinden en je team betrouwbaarder te maken. Dus zorg dat je als leider heel goed weet wat AI voor jou en de organisatie kan betekenen. Mijn boek is geen handleiding AI, maar op een bij het boek horende website heb ik uiteenlopende opdrachten en vragen verzameld; daarmee kan je, via prompts, een AI heel gericht voor je aan het werk zetten. Zo kan generatieve AI, denk aan AI-agents en chatbots als ChatGPT, zelfstandig taken voor je uitvoeren.
Daarnaast kan je ook in dialoog met AI, wat kan leiden tot scherpere gedachten en betere plannen, begrijp ik?
Ja, en dat vind ik echt een geweldige ontwikkeling. Ik ken iemand die na een zakelijk gesprek bij bijvoorbeeld een klant terugrijdt naar kantoor, en ondertussen met AI in dialoog gaat over het gevoerde gesprek. Zo’n q&a helpt hem dan echt verder met zaken als strategische zaken of planning. En als de AI iets uitlegt wat je niet meteen begrijpt, kun je daar meteen op doorvragen. Of je kunt tegensputteren en vertellen waarom je het ergens niet mee eens bent. Zo ontstaat een gesprek dat precies past bij jouw eigen kennis van en ervaring met dat onderwerp.
Waarom vind jij, om een betere leider te worden, zelfkennis zo belangrijk?
Je moet eerst heel goed weten wie jíj bent. En welk werk bij jóu past. Hoe dichter je bij jezelf blijft met je leiderschapsstijl, hoe beter. Alleen dan kan je je team op cruisecontrol zetten. Maar dan moet je wel eerst je eigen leiderschapsprofiel ontdekken. Zo’n profiel zie ik echt als een fundament van goed leiderschap. Het omvat alles wat iets zegt over wie jij bent: je persoonlijkheid, je ervaringen, verhalen, missie, visie, de dingen waar je gepassioneerd over bent, je kwaliteiten en vaardigheden, diploma’s, certificaten, dogma’s en waarden. Het mooie aan AI is dat het jou hierover kan interviewen en je zo kan helpen jouw unieke profiel te ontdekken. Zodat je jezelf beter leert kennen. Het is ook verstandig om een overzicht bij te houden van de profielen van jouw teamleden. Hoe beter je die profielen kent, hoe meer je daar rekening mee kunt houden bij het delegeren en communiceren.
Wat verwacht je in de nabije toekomst van AI?
Ik denk dat allerlei AI-systemen nog veel meer werk van ons gaan overnemen. Ze kunnen al conceptantwoorden schrijven voor binnengekomen emails en gaan vast ook agenda’s beheren, interne kennisbanken ontsluiten en zelfs helpen bij het optimaliseren van procedures en planningen. Bovendien denk ik dat AI’s steeds meer projectmanagement gaan overnemen: wat is urgent, wie loopt achter, wat moet anders? We krijgen straks duidelijke statusupdates van een systeem dat, als ‘t nodig is, zelfs je teamleden opbelt om te checken of ze hun deadlines wel hebben gehaald. Wat ook makkelijker zal worden: als je informatie nodig hebt uit je eigen organisatie, kun je een AI vragen om enorme bergen met documenten voor je door te spitten. En zo zie ik nog veel meer kansen. Al moeten we waken voor teveel optimisme; AI zal ook nieuwe uitdagingen opleveren, waar leiders heel goed over na moeten denken en waar ze nu dus vaak geen tijd voor hebben. Maar goed, al met al is AI misschien wel hét geheime ingrediënt om je team echt op cruisecontrol te krijgen.
Over Paul Groothengel
Paul Groothengel is freelance journalist.