Vergader jezelf gelukkig - ‘Aanrader voor wie werk wil maken van bijeenkomsten’

Vergader jezelf gelukkig is een heruitgave, het verscheen voor het eerst in 2020. In 5 jaar is het omslag verkleurd van oranje naar groen en is de ondertitel volwassen geworden. Die veranderde van Zelfhulpboek voor vergaderslachtoffers naar Het handboek voor effectief samenwerken en werkgeluk.

Ook het aantal auteurs veranderde van drie naar twee. Zou het kunnen dat Rik Nijkamp het individuele advies over vergaderen heeft opgevolgd? Dat is deze: als je in een bijeenkomst niets komt brengen, halen of ondersteunen, blijf dan weg. Hoe dan ook, van deze editie van Vergader jezelf gelukkig zijn Bart Groenewoud en Ernst van Dam de auteurs.

Brede definitie

De missie van de auteurs staat in de introductie, op pagina 13. Ze beloven betere resultaten door doelgericht, effectief en efficiënt vergaderen. En daar wordt iedereen gelukkig van, toch?

Voor de duidelijkheid: de term vergaderen is in dit boek breed. Groenewoud en Van Dam noemen alles een vergadering waarbij twee of meer mensen een onderwerp bespreken met gedeeld belang. Het is de ouderwetse betekenis van het woord, dat gaat over gericht samenkomen.

Met de brede definitie horen de workshop, de voorlichting en het teamoverleg er allemaal bij. De aanpak in dit boek geldt dus voor al die vormen van vergaderen. Een soort theory of everything voor vergaderingen. De opbouw is thematisch-iteratief: het eerste deel gaat over de basics van vergaderen, met een begrijpelijk model. Deel twee werkt de basics verder uit met details en meer modellen, niet allemaal even begrijpelijk.

Vijf vragen

Het eerste deel is kraakhelder. Groenewoud en Van Dam stellen vijf vragen over vergaderen die iedereen herkent. Vragen als: ‘Waarom zitten we hier?’ en ‘Wanneer mag ik weg?’. Met elk antwoord bouwen ze verder aan de logica van een goedlopende vergadering. Mijn superkorte samenvatting: met z'n allen wil je een doel bereiken, en richting dat doel is een obstakel. Met z’n allen kom je bij elkaar om het obstakel te lijf te gaan. De bijeenkomst doe je op een bepaalde manier, dat noem je proces.

Niet alle obstakels kun je aanpakken in een vergadering. Daarom de mooiste regel van dit boek: ga alleen vergaderen als het de beste, of zelfs de enige manier is om iets voor elkaar te krijgen. Die zin komt me bekend voor. Het staat bijna letterlijk in het – niet al te best vertaalde – nineties managementboek Vergaderingen manipuleren door David Martin. Al doet de titel anders vermoeden, ook dat boek gaat over effectief vergaderen.

Als je ervoor kiest om te vergaderen, doe dat dan alleen met de juiste mensen. Ook hier is het pijnlijk duidelijk: als je niets te zoeken hebt in een vergadering, ben je niet welkom. Dat kun je bepalen aan de hand van de rollen halen, brengen en helpen. Iedere deelnemer moet minimaal een van die rollen hebben in een vergadering. Als dat niet zo is, ben je ballast voor het bereiken van het gezamenlijke doel. Zoals Groenewoud en Van Dam zeggen: het wordt niet beter met vergadertoeristen of -terroristen.

Een vergader-ecosysteem

Het tweede deel is voor vergaderspecialisten. Groenewoud en Van Dam breiden de basiselementen Inhoud, Proces en Mensen uit tot een vergader-ecosysteem, binnen een ozonlaag van facilitaire noodzakelijkheden zoals een goede ruimte en KTW (koffie, thee, water). Elk element delen ze op in drie parten, die ze apart uitwerken. Daarbij verschijnen allerlei extra modellen en indelingen, wat de helderheid van het eerste deel naar de achtergrond drukt. De meeste modellen zijn gelukkig wel helpend voor het onderdeel waar ze over gaan. Het is aan mij om te bepalen op welke manier ik ze inzet bij verschillende vergadervormen.

Om te voorkomen dat ik zelf al te veel moet puzzelen wat ik in verschillende soorten vergaderingen moet doen, gebruiken Groenewoud en Van Dam een matrix. De assen zijn complexiteit en samenwerking, wat vier keuzes geeft in soorten vergaderingen. Ze geven vervolgens gestructureerde voorbeelden van elke keuze, zoals stand-upmeeting en brainstormworkshop.

Kritiek

Ook al raak ik wat verward bij een veelvoud aan modellen, voor het grootste deel is dit boek goed onderbouwd. Op een onderdeel na. In het ecosysteem is de theorie bij het element Mensen wat mager. Zo benadrukken de auteurs dat je in vergaderingen moet omgaan met verschillende persoonlijkheidstypen, en raden het DISC-model aan als gids. Helaas is het nut hiervan grondig ontkracht in meerdere studies. Waar ze schrijven over de deelnemers als team verwijzen ze naar de fasen van teamdynamiek van Tuckman. Hoewel de kern daarvan nog geaccepteerd is, wordt algemeen aangenomen dat de fasen niet zo rechtlijnig zijn als Tuckman ze aanvankelijk schetste.

Handboek

Vergader jezelf gelukkig is echt een handboek. Een aanrader voor wie echt werk wil maken van bijeenkomsten, in alle vormen. Voor algemene interesse vind ik het minder geschikt, omdat vooral het tweede deel van dit boek echt diep op de zaken ingaat. Vergaderen doe je er niet even bij, je moet het zien als essentieel. En essentiële dingen vragen toewijding en voorbereiding.