Wat doe ik met niet presterende medewerkers? Een praktische gids

Als manager sta je voor een uitdaging wanneer medewerkers onder de maat presteren. Onderprestatie is frustrerend, zowel voor jou als voor het team en de medewerker zelf. De centrale vraag is vaak: geef je een tweede kans, ga je over tot ontslag of is herplaatsing een betere optie? In deze gids bespreken we de verschillende mogelijkheden, inclusief de juridische aspecten, en geven we concrete handvatten voor het maken van de juiste keuze.

Begrijp de oorzaken van onderpresteren

Voordat je actie onderneemt, is het cruciaal om te begrijpen waaróm een medewerker onderpresteert. Er kunnen diverse oorzaken zijn, van gebrek aan kennis of vaardigheden tot persoonlijke problemen, een mismatch tussen functie en talenten, of structurele werkstress. Ga het gesprek aan en luister actief naar wat er speelt. Onderzoek wijst uit dat onderpresterende medewerkers vaak niet de juiste begeleiding krijgen of in een werkomgeving zitten die niet aansluit bij hun behoeften.

Vroegsignalering en preventieve maatregelen

Hoe eerder je onderprestatie signaleert, hoe makkelijker het is om bij te sturen. Let op signalen zoals gemiste deadlines, afnemende kwaliteit van werk, verhoogd ziekteverzuim of veranderingen in gedrag. Door proactief te handelen, voorkom je dat de situatie escaleert tot een punt waarop drastische maatregelen nodig zijn.

Het verbetertraject: de tweede kans

Een verbetertraject is vaak de eerste formele stap bij onderprestatie en is sinds 2015 wettelijk verplicht voordat je kunt overgaan tot ontslag wegens disfunctioneren. Een goed verbetertraject heeft een duidelijk begin- en eindpunt, concrete doelstellingen, regelmatige evaluatiemomenten en biedt ondersteuning zoals coaching of bijscholing. De duur varieert meestal van 3 tot 6 maanden, afhankelijk van het dienstverband en de complexiteit van de verbeterpunten.

Opbouw van een effectief verbeterplan

Een verbeterplan is het hart van het verbetertraject. Het bevat concrete, meetbare doelstellingen die SMART zijn geformuleerd. Leg hierin vast welke verbeteringen nodig zijn, welke ondersteuning de organisatie biedt (zoals training of coaching), wat de tijdlijn is en wanneer evaluaties plaatsvinden. Belangrijk is dat zowel werkgever als werknemer het plan ondertekenen en er samen verantwoordelijkheid voor nemen.

Tussentijdse evaluatie en bijsturing

Plan regelmatige evaluatiemomenten tijdens het verbetertraject, bijvoorbeeld elke twee tot vier weken. Bespreek de voortgang, geef constructieve feedback en pas het plan indien nodig aan. Documenteer deze gesprekken zorgvuldig voor je personeelsdossier. Deze evaluaties bieden ook de mogelijkheid om eventuele belemmeringen voor verbetering weg te nemen.

Herplaatsing naar een andere functie

Soms past een medewerker simpelweg niet bij de huidige functie, maar zou hij of zij wel kunnen excelleren in een andere rol. Herplaatsing kan dan een win-win oplossing zijn. Dit is vooral kansrijk wanneer de medewerker specifieke talenten of vaardigheden heeft die in een andere functie beter tot hun recht komen, of wanneer persoonlijke omstandigheden een tijdelijke of permanente functiewijziging rechtvaardigen.

Wanneer is herplaatsing een goede optie?

Herplaatsing kan een uitstekende oplossing zijn wanneer:

• De medewerker specifieke vaardigheden heeft die in een andere functie beter benut kunnen worden
• De onderprestatie voortkomt uit een mismatch tussen persoon en functie
• Er sprake is van tijdelijke persoonlijke omstandigheden die in een andere functie beter te managen zijn
• De medewerker gemotiveerd is maar in de huidige rol niet tot zijn recht komt
• Er in de organisatie een passende functie beschikbaar is die aansluit bij de opleiding en ervaring van de medewerker

Juridische kaders bij herplaatsing

Bij herplaatsing is het belangrijk rekening te houden met de juridische kaders. Een functie wordt als 'passend' beschouwd wanneer deze aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de medewerker. Bij onderprestatie kan een functie op een lager niveau ook passend zijn. De medewerker moet in principe een redelijk aanbod voor herplaatsing accepteren, anders kan dit gevolgen hebben voor eventuele ontslagvergoedingen of WW-rechten.

Wanneer is ontslag de juiste optie?

Ontslag is doorgaans de laatste optie, wanneer verbetertrajecten en herplaatsingsmogelijkheden zijn uitgeput. Het is een ingrijpende maatregel die zorgvuldig moet worden overwogen en voorbereid. Ontslag wegens disfunctioneren is alleen mogelijk na een gedegen verbetertraject en wanneer herplaatsing niet mogelijk is of niet in de rede ligt.

Het juridische kader bij ontslag

Voor ontslag wegens disfunctioneren geldt een streng juridisch kader. Je moet kunnen aantonen dat:

• Er sprake is van structureel onderpresteren
• De medewerker tijdig op de hoogte is gesteld van het disfunctioneren
• Er een degelijk verbetertraject is doorlopen
• De medewerker voldoende gelegenheid heeft gehad om te verbeteren
• Herplaatsing niet mogelijk is of niet in de rede ligt

Documentatie van alle gesprekken, evaluaties en het verbeterplan is hierbij cruciaal.

De balans tussen menselijkheid en bedrijfsbelang

Bij alle beslissingen rond onderpresterende medewerkers is het zoeken naar een balans tussen menselijkheid en bedrijfsbelang. Hoewel het essentieel is om medewerkers te ondersteunen, moet je ook rekening houden met de impact van onderprestatie op collega's, klanten en de organisatie als geheel. Een transparante, respectvolle aanpak waarbij je zowel aandacht hebt voor het individu als voor de organisatiedoelen leidt meestal tot de beste uitkomsten.

Conclusie: een gebalanceerde aanpak

Het omgaan met onderpresterende medewerkers vraagt om een zorgvuldige, gebalanceerde aanpak. Begin altijd met het begrijpen van de onderliggende oorzaken en kies dan een passende interventie:

• Verbetertraject: Meestal de eerste stap, geeft medewerkers een eerlijke kans om hun prestaties te verbeteren met duidelijke doelen en ondersteuning.
• Herplaatsing: Een goede optie wanneer de medewerker in een andere functie beter tot zijn recht zou komen, mits er een passende functie beschikbaar is.
• Ontslag: De laatste optie, wanneer verbetertrajecten en herplaatsing niet succesvol zijn gebleken of niet mogelijk zijn.

Documenteer alle stappen zorgvuldig en zorg voor een respectvolle communicatie. De meest succesvolle managers combineren duidelijke verwachtingen met oprechte ondersteuning, waardoor medewerkers optimaal kunnen presteren en floreren.